あなたのメールは相手に伝わってる?伝わらないが無くなる仕事メールの極意


今日もお勤めご苦労様です!当ブログの管理者KATSUです。

今回は雇われ上手になるスキル第14回「伝わらないが無くなる仕事メールの極意」をお届けします。

過去のアーカイブはこちらからどうぞ!

 

近年は、チャットやラインが主流となってきましたが、未だ『メール』は仕事に欠かせないコミュニケーションツールです。

単純なやり取りはチャットやLINEが圧倒的に早く便利ですが、詳細なやり取りをするにはやはりメールの方が使いやすいです。

個人的にはこの先もメールというものは無くならないと思っています。

特にテレワークの場合、メールの不可欠さは顕著だと思います。

相手と気軽に会話ができない状況だからこそ、メールで自分の考えを確実に『伝える』というのは非常に重要な要素になってきます。

本屋に行くと世の中が『伝える力』を欲していることがよく分かります。

『伝わる文章術』といった類の本が所せましと並んでるんですよね~。

 

『メールの質で仕事の質が決まる』

 

ボクはこう考えています。

たかがメールと侮るなかれ、実はメールだけ簡潔する仕事は数多くあります。

あなただけに質の高い仕事メールの作り方をお教えします。

 

伝えたい事を明確にするのが仕事メールの基本

 

仕事メールは概ね次の3つに大別されます。

  1. 連絡
  2. 依頼
  3. 回答

どのタイプのメールだったとしても、『伝えたい事が明確』ということは共通しています。

『伝えいたいことが明確』=『質が高い仕事メール』

ということです。

 

サラリーマンを数十年続けていますが、何が言いたいか分からないメールを送ってくる人はホンマに多いです。

経験の浅い若手ならまだしも、ベテランであっても訳の分からん意味不明なメールを送ってくる人はいます。

知識の豊富さと文書能力は必ずしも比例しないことがよく分かります。

あくまで個人的な意見ですが、知識・経験が豊富でも、文章能力が乏しい人(=伝える力がない人)は、ニューノーマルの時代に生き残るのは難しいと思っています。

 

ちょっと話が主軸からズレましたね・・・戻ります。

伝えたい事が明確な質の高い仕事メールで押さえておきたいポイントは次の3つです。

  1. 件名とメール本文が一致している
  2. メール本文が読みやすい
  3. 情報が十分かつ多すぎない

各ポイントを詳しく解説していくので、あなたも早速実践してみてくださいね(^^)/

 

件名とメール本文が一致

 

件名とは言わばメールの顔です。

件名からメール本文がイメージできなければ、そもそもの話として誰も読んでくれません。

たかが件名と油断して、適当な件名をつけてはダメです。

 

 

良い件名は、件名からメール内容がイメージできるので後回しにされにくいです。

一方で、悪い件名からはメール内容が全くイメージできません。

典型的なのが「〇〇会社の〇〇です」といった自己紹介系件名や、「依頼」といった漠然としすぎ系件名です。

これではメール本文が何か全くイメージできないですよね?

入口でイメージを掴めないメールは、メール内容を読んでも伝わりません。

また、過去のメールを掘り返したいときにも不便です。メールを掘り返したいときって意外とありませんか?

そんな時、件名とメール本文が一致していないと一生見つかりませんが、一致していれば件名から探したいメールを掘り返すことが可能です。

こういったケースも想定すると、件名の意識はすごく重要になってきますよね。

 

(補足)

「返信の返信の返信」でメールを使いまわして、最初のメール内容から話が変わってるのにいつまでも件名がそのままな時があります。

これも最悪です。

内容が変わったのあれば臆せず件名を修正しましょう!

 

メール本文が読みやすい

 

メール本文の読みやすさは、相手に伝えるために一番核となる部分です。

メールはコンパクトかつスマートなものが読みやすいです。

 

 

コンパクトかつスマートなメールを作る秘訣は、そのメールで一番伝えいたことを先に書いてしまうことです。

ダラダラと前置きを書いてから、伝えたいことを書き始める人がいますが、ハッキリ言って読みにくいです。

前置きを先に書きたいなら簡潔に書くことが望ましいですが、よっぽど簡潔に書かない限り、結論の部分が訳分からなくなってしまうので要注意です。

あと、「補足」を書く時も要注意です。

メールの最後の方に、丁寧さを意識して「補足」を各パターンがありますが、補足をダラダラと長く書いてしまっては、結局訳の分からないメールになってしまいます。

実例ですが、補足がメール本文(結論の部分)より長いメールを受け取ったことがあります。

マジで読みにくかったです!笑

 

情報が十分かつ多すぎない

 

相手への依頼や回答をするときのメールは特にですが、メールには十分な情報を入れる必要があります。

情報が不十分だと無駄なメールラリーを生み、相手の時間を奪うことにつながってしまいます。

 

 

メール1本で終わらせるためには、十分な情報を入れ込む必要があります。

相手に作業依頼をお願いしたい時であれば、作業するための「インプット」が十分に揃っていること、なぜその作業依頼をお願いするのか「理由」が明確であることが必須です。

依頼される側の立場で考えるとよくわかりますが、作業するための「インプット」が不十分であれば、当然、問合せメールを入れますよね?

また、何のためにその作業をするのかが分からなければ、作業の方向性がズレるリスクがあるので「理由」も確認したいですよね?

依頼するときのメールを例に解説しましたが、回答メールや連絡メールでも基本は同じです。

そのメール1本で相手が疑問に思う所がないメールが理想のメールです。

ただ、気を付けたいのが情報過多なメールです。

自分が知っていること、(自分目線で)相手に伝えたい事をとにかくメールに詰め込みたがる人がいますが、これは逆に読みにくいです。

伝えるべき必要最低限な情報に絞ってメール作成することが、質の高いメールにつながっていきます。

 

仕事はメールありき

 

冒頭でもお伝えしましたが、メールは仕事に欠かせないコミュニケーションツールです。

テレワーク化が進み、メールの必要性はより顕著なものになってきたことは間違いないです。

ここでお伝えしたコツを知ったからと言って、明日からすぐに伝わるメールが作成できるようになるかといえば、そうではありません。

訓練が必要です。

何も考えずただメール作成しているだけでは何も進歩はありませんが、相手に『伝える意識』を持った上で、ここでお伝えしたコツを意識していけば、必ず『伝わるメール』を自分のモノにできますので、早速取り入れていてください(^^)/

 

 

 


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